Wie PEAR selbstständigen Alltagsbegleiter:innen Zeit schenken wird – Heute: der „Client-Intake-Loop“

🍐 Warum E-Mails so viel Zeit fressen

Wer als soloselbstständige Alltagsbegleiter:in arbeitet, kennt dieses Szenario: Eine Vermittlungsstelle schickt dir eine E-Mail mit einer neuen Anfrage. Dort stehen irgendwo:

• Name der zu betreuenden Person
• Adresse, Telefonnummer, Ansprechpartner:in
• Informationen zur Pflegesituation
• manchmal auch Nummern, Aktenzeichen, Kostenstellen

Mal sind die Infos im Fließtext, mal in Bulletpoints, mal in einem angehängten PDF – und oft fehlt trotzdem irgendwas Wichtiges. Jedes Mal fängst du von vorne an: lesen, markieren, abtippen, nachfragen, warten.

Genau hier setzt der Client-Intake-Loop an: Er macht aus dieser E-Mail-Wüste einen klaren, wiederholbaren Prozess.

🔁 Was ist der Client-Intake-Loop?

Der Client-Intake-Loop ist das Aufnahmezentrum von PEAR für neue Klient:innen. Er verbindet drei Dinge:

• 🔍 das automatische Auslesen eingehender Vermittlungs-E-Mails,
• 🧠 eine KI, die aus freiem Text strukturierte Daten macht,
• ⏳ und eine Logik, die fehlende Angaben nachfordert – höflich, nachvollziehbar und mit Erinnerungsfunktion.

Das Besondere: Der Loop arbeitet in klaren Schritten und merkt sich für jeden einzelnen Fall, was schon erledigt ist und was noch fehlt. Du musst nichts im Kopf behalten – PEAR übernimmt das für dich.

📬 So läuft eine Anfrage durch PEAR

Schauen wir uns den Weg einer einzigen E-Mail an – vom Posteingang bis zum fertigen Klientendatensatz:

1. Neue E-Mail trifft ein
   Eine Vermittlungsstelle schreibt dir – zum Beispiel mit dem Betreff „Anfrage neue Klientin Frau Müller, Kempten“. Die E-Mail landet in einem speziellen Postfach, das PEAR im Hintergrund überwacht.
2. Der Client-Intake-Loop wird aktiv
   PEAR holt sich die E-Mail, speichert sie als Rohdaten ab und schickt den Inhalt an die KI-gestützte Auswertung. Für dich ist das ein Wimpernschlag, für PEAR der Startpunkt des Prozesses.
3. Die KI liest wie eine sehr aufmerksame Sachbearbeiter:in
   Sie sucht nach typischen Angaben wie Name, Adresse, Telefonnummer, Bezugsperson, Pflegestufe, Hinweise zur Situation. Das Ganze passiert nicht über starre Formulare, sondern über Sprachverständnis.
4. PEAR erstellt einen vorbefüllten Datensatz
   Alles, was die KI sicher erkennt, landet in einem Client-Intake-Datensatz – inklusive einer Liste: „Welche Felder sind schon da, welche fehlen noch?“
5. Fehlende Daten? Höfliche Nachfrage statt Chaos im Posteingang
   Fehlen zum Beispiel die Telefonnummer der Angehörigen oder eine genaue Adresse, kann PEAR automatisch eine freundlich formulierte Rückfrage an die Vermittlungsstelle erstellen.
6. Erinnerungen im Loop
   Kommt keine Antwort, bleibt das nicht an dir hängen: PEAR erinnert nach ein paar Werktagen erneut – und irgendwann, wenn sich wirklich niemand meldet, wird der Fall als „ruhend“ markiert, statt unsichtbar im Posteingang zu verstauben.
7. Fertiger Datensatz
   Sind alle wichtigen Angaben da, wird aus dem Intake-Datensatz ein vollwertiger Klient: In PEAR sind nun Stammdaten, Ansprechpersonen und Basisinformationen hinterlegt – bereit für Terminplanung, Dokumentation und spätere Abrechnung.

Das Ziel: Du sollst neue Klient:innen nicht mehr „aus E-Mails puzzeln“ müssen, sondern einfach sehen: „Dieser Fall ist komplett, du kannst loslegen.“

🤖 KI-gestützte Datenextraktion – verständlich erklärt

Hinter dem Client-Intake-Loop steckt moderne Sprach-KI – aber du musst kein Technikfreak sein, um davon zu profitieren. Kurz gesagt: Die KI liest die E-Mail so, wie du es tun würdest – nur eben in Sekundenbruchteilen, mit mehr Geduld und sehr konsistent.

Dafür bekommt sie von PEAR klare Anweisungen:

• Welche Felder wichtig sind (z. B. „Vorname“, „Nachname“, „Straße“, „PLZ“, „Ort“).
• Wie Telefonnummern und E-Mail-Adressen aussehen.
• Wie sie mit unklaren oder widersprüchlichen Infos umgehen soll („im Zweifel lieber nachfragen“).

Die KI liefert anschließend zwei Dinge zurück:

• ✅ Strukturierte Daten für den neuen Datensatz.
• 🧩 Eine Liste offener Punkte, z. B. „Telefonnummer Angehörige fehlt“.

PEAR nutzt diese Informationen, um automatisch den nächsten sinnvollen Schritt zu wählen: nachfragen, erinnern oder abschließen. Wichtige Feinheiten wie genutzte Server, Sicherheitsmechanismen oder Protokolle bleiben dabei im System – sie sind bewusst nicht Teil der Oberfläche und auch nicht nötig, um den Prozess zu verstehen.

🚀 Was Alltagsbegleiter:innen konkret davon haben

Was ändert sich durch den Client-Intake-Loop im Alltag einer soloselbstständigen Alltagsbegleiter:in?

• Weniger Tipperei: Namen, Adressen, Kontaktdaten landen automatisch an der richtigen Stelle, statt per Copy & Paste.
• Keine „vergessenen“ Anfragen mehr: Jede neue E-Mail wird als Fall im System geführt – nicht als zufällige Nachricht im Posteingang.
• Klare Übersicht: Du siehst, welche Fälle noch Infos brauchen und welche startklar sind.
• Mehr Fokus auf Menschen: Statt Absender:innen hinterherzuschreiben, kannst du deine Energie dort lassen, wo sie hingehört – bei deinen Klient:innen.
• Weniger Stress bei Vertretung: Wenn jemand dir hilft oder du später Unterstützung anstellst, ist der ganze Prozess nachvollziehbar dokumentiert.

🔐 Datenschutz & Transparenz

Wo mit sensiblen Daten gearbeitet wird, hat Datenschutz oberste Priorität. Deshalb ist der Client-Intake-Loop so gebaut, dass er:

• nur die Informationen verarbeitet, die für den jeweiligen Zweck nötig sind,
• Klientendaten strukturiert statt wild verteilt speichert,
• und für dich jederzeit nachvollziehbar macht, welche Informationen woher kommen.

Technische Details wie konkrete Serverstandorte, Infrastruktur oder interne Sicherheitskonzepte gehören bewusst nicht in einen öffentlichen Blogartikel – sie werden separat und nach geltenden Vorgaben behandelt. Entscheidend für dich ist: PEAR ist so konzipiert, dass du professionell mit Daten umgehen kannst, ohne selbst zur IT-Abteilung werden zu müssen.

🔮 Ausblick: Was der Loop später noch können soll

Der Client-Intake-Loop ist nur der erste Baustein einer größeren Vision: Ein System, das den gesamten Weg einer Klient:in abbildet – von der Anfrage über die Betreuung bis hin zur Abrechnung.

Perspektivisch soll der Loop unter anderem:

• Rechnungsdaten vorbereiten, sobald eine neue Person aktiv betreut wird,
• Hinweise geben, wenn Unterlagen für Kassen oder Angehörige fehlen,
• und mit anderen PEAR-Modulen zusammenspielen – z. B. Tourenplanung und Einsatzdokumentation.

Die Grundidee bleibt immer gleich: Je mehr Routinearbeit PEAR übernimmt, desto mehr echte Zeit hast du für die Menschen, um die es geht.

🍐 PEAR – weil Helfen leichter sein darf.